Neues Medienmanagement für hochwertiges Schreibgerät
Pentel wurde 1946 in Tokyo/Japan gegründet und stellt hochwertige Schreibwaren wie Gel-Tintenroller, Druckbleistifte, Permanent- und Whiteboard-Marker her. Außerdem Faserschreiber, Fineliner und weiteren Hobby- und Künstlerbedarf.
Das Unternehmen betreibt neben 19 Niederlassungen in Japan 18 Dependancen in weiteren Ländern. Pentel beschäftigt heute ca. 800 Mitarbeiter und stellt über 300 Produkte in unzähligen Produktvarianten her. Das eyebase Projekt wurde 2018 von der deutschen Niederlassung initiiert und erfreut sich seither der sukzessiven Verbreitung in internationalen Schwesterunternehmen, Mit Stand 2021 wird eyebase in 9 Ländern eingesetzt.
Die Herausforderung
Hoher Aufwand, fehlende Vernetzung
Die Ausgangssituation war, dass jedes Schwesterunternehmen Produktbilder und Marketingmaterialien in hausinternen Systemen verwaltete, entweder auf Fileservern oder in proprietären Entwicklungen.
Auf Anfrage musste Medienmaterial zuerst gesucht werden, oft wurde relevantes Material nicht gefunden, die Daten wurden dann per Email verschickt.
Seit der Einführung von eyebase sind bei uns im Marketing die Anfragen nach Medienmaterial, die zeitaufwändig beantwortet werden müssen, quasi auf Null gesunken. Unsere Distributoren versorgen sich über eyebase jetzt selbst mit den gesuchten Bildern.
Die Lösung
Integriertes eyebase MAM mit offener Struktur
Auf Initiative der deutschen Pentel Bürobedarf-Handelsgesellschaft mbH wurde eyebase als MAM System beschafft und in einem internationalen Meeting den Schwesterunternehmen vorgestellt. Seither wächst der Teilnehmerkreis sukzessive. Das komplexe Gefüge von Schwesterunternehmen, Distributoren, Händlern und Kunden wird durch eine entsprechende Ordner- und Benutzerstruktur abgebildet. Jedes Pentel Unternehmen erstellt Medienmaterial und verwaltet dies in einer eigenen Ordnerstruktur. Die Medien werden zunächst unternehmensintern geprüft und verwendet, um dann nationalen Distributoren und Händlern zur Verfügung gestellt zu werden. Der Zugriff erfolgt über entsprechend konfigurierte Rechercheclients. In weiterer Folge können Medien auch mit Schwesterunternehmen in anderen Ländern ausgetauscht werden, die wiederum die Daten ihren nationalen Distributoren und Händlern weiterreichen. Jedes Bild begibt sich so auf seine Reise durch die globale Pentel Welt.
Seit die Daten durch die intelligente Verschlagwortung von eyebase erschlossen sind, werden alle relevanten Daten immer sofort gefunden und vernetzt. Die Verschlagwortung erlaubt z.B., das Weihnachtsgeschäft, die Back-to-School Saison oder Kampagnen zu aktuellen Trend-Themen rasch mit dem relevanten Medienmaterial zu lancieren. Internationale Schwesterunternehmen erhalten die Möglichkeit, Produkte mit eigenem länderspezifischen Medienmaterial zu vermarkten, oder aber zusätzliches Material aus anderen Ländern einzusetzen. Stand 2021 ist die eyebase Medienverwaltung auf 30.000 Daten angewachsen, Tendenz steigend. Zusammenfassend meint Knut Starke (Pentel, European Export Director): „Der gesamte Medienprozess vom Shooting über das Marketing und die Distributoren bis hin zum Kunden wurde durch eyebase auf ein völlig neues Niveau gehoben.“