Ein 'Single Point of Entry' für alle Medien
Die Stiftung Humboldt Forum ist Bauherrin und Betreiberin des Humboldt Forums in Berlin – eines einzigartigen Orts des Erlebens und der Begegnung. Durch das Zusammenführen herausragender Sammlungen und mit einem vielfältigen Programm aus Ausstellungen, Veranstaltungen, Bildung und digitalen Angeboten regt der Besuch zu neuen Erkenntnissen über die Welt von gestern, heute und morgen an. Im Humboldt Forum arbeiten vier Akteure partnerschaftlich unter einem Dach: die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) mit dem Ethnologischen Museum und dem Museum für Asiatische Kunst der Staatlichen Museen zu Berlin (SMB), Kulturprojekte Berlin und Stadtmuseum Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin (HU) und die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss.
Die Herausforderung
Unzählige Objekte, wechselnde Ausstellungen
Die Stiftung Humboldt Forum realisiert Ausstellungen, Veranstaltungen und digitale Angebote für das Humboldt Forum und muss dafür eine sehr große Anzahl diverser Medien managen. Die Spanne reicht von Pressefotos, über Audio- und Videomaterial für Ausstellungen und digitale Anwendungen, bis zu hochwertigen Objektfotografien und 3D-Digitalisaten. Diese Medien werden für unterschiedlichste Zwecke verwendet, Rechte und Lizenzen müssen verwaltet und Freigabeprozesse eingehalten werden. Hinzu kommt – als größte Herausforderung - die enge Anbindung von eyebase an andere Systeme der Stiftung Humboldt Forum.
Im Nachhinein hat sich eyebase als System der ersten Wahl für unsere Institution mit einem breiten Aufgabenspektrum erwiesen. Seit 2015 begleitet es unsere Organisationsentwicklung, diente zeitweise sogar der Sammlungsdokumentation und ist heute unser DAM-System, das nahtlos in unser Sammlungsmanagementsystem integriert ist. Wie ein Chamäleon hat sich eyebase im Laufe der Zeit unseren Anforderungen angepasst und dient heute als Speicherort für all unsere digitalen Mediendaten. Als Organisation im Aufbau mit dynamischem Wachstum und wechselnden Anforderungen konnte sich eyebase stets perfekt an unsere Anforderungen anpassen.
Die Lösung
Objekte, Ausstellungen und Dokumente unter Kontrolle
eyebase Enterprise Edition stellt die dafür benötigten digitalen Werkzeuge zur Verfügung. Hier laufen alle Fäden zusammen: die Erfassung von Medien aller Art, ihre Zuordnung zu Projekten, Sammlungen oder Ausstellungen und die Bereitstellung für verschiedene Abteilungen oder externe Empfänger. Alle wesentlichen Arbeitsprozesse, von der Anlieferung der digitalen Fotografie bis zur Katalogerstellung, Marketing und Pressearbeit, visuelle Objektdokumentation, sowie das Management von Urheberrechten und Lizenzen und die Steuerung von Freigabeprozessen werden digital mittels eyebase erledigt. Besonderer Wert wird auf stets aktuelle Verknüpfung der Daten anderer Systeme gelegt: Flexible Schnittstellen zu anderen Anwendungen helfen Kurator*innen, Projektleiter*innen und anderen Verantwortlichen gleichermaßen, stets die Übersicht zu behalten.