DAM vs. Google Drive und Co: Wann lohnt sich der Wechsel?

Kleine Unternehmen greifen oft auf diese erschwinglichen Lösungen zurück, aber selbst in kleinen Organisationen kann schnell ein Datenchaos entstehen, wodurch diese Lösungen den Bedürfnissen interner und externer Teams nicht mehr gerecht werden. Anfangs scheint alles noch geordnet, doch schon bald schleicht sich das Chaos durch individuelle Workflows im Team ein.

Was ist eine Digital Asset Management Lösung?

Ein Digital Asset Management (DAM)-System bietet Ihrem Team zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht die effiziente Organisation und Verwaltung digitaler Assets und deckt alle Aspekte Ihrer Arbeitsabläufe ab, weit über die reine Speicherung hinaus. Ein DAM-System zentralisiert Ihre gesamte Markenidentität, einschließlich Styleguides, und erleichtert deren Zugänglichkeit für interne und externe Partner. Dadurch wird das Brand Management vereinfacht und die Teamkoordination verbessert. Nutzer von DAM-Systemen berichten von signifikanten ROI-Steigerungen, insbesondere dank leistungsstarker Suchfunktionen, die das schnelle Auffinden und Wiederverwenden von Inhalten ermöglichen. Die Flexibilität eines DAM-Systems fördert auch die Zusammenarbeit in dezentralen oder hybriden Teams, indem es die Kommunikation und den Austausch von Assets erleichtert und sicherstellt.

Die wichtigsten Vorteile beim Wechsel auf DAM

• Versionsverwaltung
  "Welche Version ist die aktuelle?" Das ist eine häufige Frage nach dem Überarbeiten und erneuten Hochladen von Dateien. Mit einem DAM-System ist damit Schluss: Die aktuell hochgeladene Version wird automatisch als neueste Version gekennzeichnet, ältere Versionen und deren Historie sind transparent ersichtlich. So können Sie bei einer falschen Änderung schnell und einfach Inhalte aus älteren Versionen einsehen.
• Verlorene Assets
  Abgesehen davon, dass jeder Mitarbeiter bei der Nutzung herkömmlicher Dienste wie Google Drive und Co dazu neigt, eigene Workflows zu befolgen, die für Kollegen oft schwer nachvollziehbar sind, stellt besonders das Auffinden hochgeladener Assets eine Herausforderung dar. Wer kennt nicht Dateinamen wie „Social Media Kampagne_2_FINAL_FINAL1.jpg“? Mithilfe eines DAM-Systems gehören individuelle Workflows und solche Dateinamen der Vergangenheit an. Sie haben die Möglichkeit, Assets mit Kategorien, Schlagwörtern und sogar Metadaten zu versehen. Metadaten sind Daten, die mit den Assets verknüpft sind und zusätzliche Informationen enthalten, wie zum Beispiel den Dateityp oder die Auflösung.
• Kollaboration
  Nicht nur die interne Zusammenarbeit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens, sondern auch die Kommunikation mit Partnern. Ein DAM-System ermöglicht die Vernetzung über Unternehmensgrenzen hinweg, auch mit Resellern, Distributoren, Händlern, Partnern, Lieferanten und Kunden. Sie können externen Partnern auch Portale zur Verfügung stellen, zum Beispiel als Kundenportal, um Dateien live mit Kunden auszutauschen, als Partnerportal für Ihre Händler und Lieferanten, als PR- und Presseportal, als Mediathek und für vieles mehr. Die Bedienung und Verwaltung des Systems erfolgt per Browser – Firefox, Opera, Chrome, Safari, Edge – und es gibt zusätzlich Apps für Android und iOS.
• Integration von externen Systemen
  Technologische Infrastrukturen in Unternehmen werden immer komplizierter, und Anwendungen wie die Adobe Creative Suite und CRM-Systeme gehören dazu. eyebase bietet eine API für schreibenden oder lesenden Zugriff auf die Daten und Dateien. Dadurch können Drittsysteme sehr leicht und mit einfachen technischen Mitteln mit eyebase verbunden werden. Anstatt zeitintensiv zwischen verschiedenen Programmen hin und her zu springen, kann Ihr Team die Arbeit von einem zentralen Ort aus erledigen.

Fazit: Gerade in der heutigen Zeit sollten auch kleine Unternehmen nicht unterschätzen, wie schnell sie aus kostenfreien Assetverwaltungen hinauswachsen. Wie allgemein bekannt ist ein starkes Fundament die Basis für jedes Unternehmen, und DAM-Systeme bilden ein gutes Fundament für interne Effizienz und auch für das Wachstum eines Unternehmens, denn gesteigerte Effizienz bringt gleichzeitig auch Kosteneinsparungen.