Schnittstellenliebe: Warum ein Digital Asset Management System nicht alleine arbeiten sollte.

Warum Integration der Schlüssel ist

Die Anforderungen an Unternehmen wachsen: Inhalte müssen schneller produziert, angepasst, veröffentlicht und in verschiedenen Kontexten wiederverwendet werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Nutzer an konsistente Erlebnisse, egal ob auf der Website, im Online-Shop, auf Social Media oder in Printprodukten. Nur wenn Systeme miteinander sprechen, können Unternehmen Inhalte effizient und medienübergreifend steuern.

Ein integriertes DAM-System liefert dabei zentrale Vorteile:

•    Vermeidung von Medienbrüchen und Redundanzen
•   Zentrale Steuerung von Medienrechten und Versionen
•   Automatisierte Bereitstellung aktueller Assets im richtigen Format
•   Konsistenz in Markenführung und Kommunikation

•    Kürzere Time-to-Market für Produkte, Kampagnen und Publikationen

   

Die häufigsten Integrationsszenarien

1. CMS + DAM:
Ein Content-Management-System (wie TYPO3, WordPress, Drupal oder Sitecore) verwaltet Webinhalte, greift aber auf Bild- und Videomaterial aus dem DAM zu. Das bedeutet: Redakteure können direkt aus dem CMS auf aktuelle Medien zugreifen, ohne Plattformwechsel – inklusive Metadaten, Lizenzen und automatisierter Formatkonvertierung.

2. PIM + DAM:
Ein Product Information Management System (z. B. Akeneo, Pimcore oder Contentserv) strukturiert Produktdaten – doch für ansprechende Produktkommunikation braucht es passende Bilder, Videos oder PDFs. Über die Anbindung an das DAM werden visuelle Inhalte automatisch mit den richtigen Produktinformationen verknüpft und in alle relevanten Kanäle ausgespielt.

3. Shopsysteme + DAM:
In eCommerce-Plattformen wie Shopify, Magento oder Shopware sorgt eine DAM-Anbindung dafür, dass Produktbilder, Zoom-Ansichten, Anwendungsvideos oder Brandingelemente konsistent dargestellt werden. Contentänderungen im DAM wirken sich automatisch im Shop aus – auch in verschiedenen Sprachversionen.

4. ERP + DAM:
In ERP-Systemen (wie SAP, Microsoft Dynamics oder Odoo) entstehen viele Daten zu Prozessen, Produkten, Standorten oder Kunden. Ein DAM kann diese Daten mit passenden Medien verknüpfen, zum Beispiel bei technischen Zeichnungen, Vertriebsunterlagen oder in automatisierten Produktkatalogen.

Was ist wichtig für eine erfolgreiche Integration

1. Einheitliche Metadatenstruktur schaffen
Eine einheitliche Metadatenstruktur ist die Grundlage für eine erfolgreiche Systemintegration, denn Metadaten bilden die gemeinsame Sprache aller beteiligten Plattformen. Sie beschreiben Inhalte, machen Dateien auffindbar und ermöglichen automatisierte Prozesse. In der Praxis besteht eine der größten Herausforderungen darin, dass unterschiedliche Systeme, etwa DAM, PIM oder CMS – dieselben Informationen in verschiedenen Formaten, Begriffen oder Strukturen abbilden. Um das zu vermeiden, braucht es eine unternehmensweit abgestimmte Taxonomie mit klar definierten Pflichtfeldern, Feldtypen, kontrollierten Vokabularen und Namenskonventionen. Dabei müssen auch Aspekte wie Mehrsprachigkeit und kontextspezifische Unterschiede berücksichtigt werden, insbesondere in international tätigen Unternehmen. Eine enge Abstimmung mit den Fachabteilungen ist unerlässlich, da Marketing, IT, Produktmanagement oder Redaktion jeweils eigene Anforderungen an Inhalte und Struktur mitbringen. So kann ein Metadatum wie „Kampagnenname“ im DAM der Archivierung dienen, im CMS die Ausspielung auf Landingpages steuern und im ERP der Produktzuordnung zugeordnet sein. Vorausgesetzt, es ist systemübergreifend einheitlich definiert.

2. Offene Schnittstellen (API-first) bevorzugen
Offene Schnittstellen sind das Fundament jeder modernen Systemintegration, denn sie ermöglichen eine flexible, skalierbare und zukunftssichere Architektur. APIs (Application Programming Interfaces) sorgen dafür, dass Anwendungen strukturiert miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Ob zwischen DAM und CMS, PIM oder Shopsystem. Entscheidend für den Integrationserfolg ist dabei nicht nur, ob eine API vorhanden ist, sondern wie offen, dokumentiert und leistungsfähig sie gestaltet ist. Ein modernes DAM-System sollte REST- oder GraphQL-APIs anbieten, die sowohl lesend als auch schreibend funktionieren, um bidirektionale Datenflüsse zu ermöglichen. Dabei sind Authentifizierungsverfahren wie OAuth 2.0 sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen ebenso wichtig wie die Unterstützung von Webhooks zur Echtzeitkommunikation. Systeme mit proprietären oder stark eingeschränkten Schnittstellen sollten vermieden werden, da sie spätere Anpassungen, Erweiterungen oder Systemwechsel erschweren. Ein konkretes Beispiel: Wenn ein Webshop automatisch Vorschaubilder, Videos oder PDFs vom DAM abrufen soll, muss dieser Zugriff dynamisch per API erfolgen, einschließlich der zugehörigen Metadaten wie Bildrechte, Sprachversionen oder Veröffentlichungszeitpunkt. Nur so lassen sich Inhalte konsistent, aktuell und kontextgerecht ausspielen.

3. Datenfluss definieren, nicht nur technisch, sondern auch prozessual
Eine erfolgreiche Integration lebt nicht allein von technischer Machbarkeit, sondern vor allem von einem durchdachten Datenfluss, sowohl auf technischer als auch auf prozessualer Ebene. Es muss klar definiert sein, welche Daten zwischen welchen Systemen übertragen werden, in welcher Richtung der Austausch erfolgt, welches System führend ist und wozu die Informationen konkret dienen. Dabei geht es nicht nur um Formate und Schnittstellen, sondern um eine strukturierte Planung aller beteiligten Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln. Ein umfassendes Integrationskonzept sollte gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern erarbeitet werden und festlegen, was synchronisiert, importiert oder exportiert werden soll. Ebenso wichtig ist die Definition von Datenprioritäten: Welche Quelle ist bei widersprüchlichen Informationen maßgeblich? Zudem muss entschieden werden, welche Abläufe automatisiert werden können – etwa die Verknüpfung neuer Produktbilder mit entsprechenden Artikeln und wo ein manuelles Eingreifen erforderlich bleibt. Auch die Governance spielt eine zentrale Rolle: Wer darf in welchem System welche Daten sehen, bearbeiten oder löschen? Ein Beispiel aus der Praxis: Wird ein Bild im DAM final freigegeben, kann ein automatisierter Workflow dafür sorgen, dass es im PIM-System zur Produktverknüpfung zur Verfügung steht, jedoch nur in der passenden Auflösung und Sprachversion für den jeweiligen Zielmarkt. Solche klar definierten Regeln machen den Unterschied zwischen technischer Vernetzung und sinnvoller, effizienter

4. Testen, optimieren, wachsen lassen
Integration ist kein einmaliges Projekt mit festem Anfang und klar definiertem Ende, sondern ein fortlaufender, dynamischer Prozess. Anforderungen verändern sich mit der Zeit, neue Systeme werden eingeführt, Geschäftsmodelle entwickeln sich weiter und genau deshalb muss eine Integration als lebendiges, anpassungsfähiges Konstrukt gedacht werden. Damit das Zusammenspiel zwischen DAM und anderen Systemen dauerhaft funktioniert, braucht es regelmäßige Überprüfung, Anpassung und Weiterentwicklung. Testphasen mit realistischen Anwendungsfällen und echten Nutzergruppen helfen dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen. Systemmetriken wie Ladezeiten, Fehlerquoten oder Abrufhäufigkeit liefern wertvolle Daten zur Systemleistung. Entscheidend ist auch der Austausch mit den Fachabteilungen: Nur durch kontinuierliches Feedback aus der Praxis lässt sich eine Integration an die tatsächlichen Bedürfnisse im Alltag anpassen. Die technische und fachliche Dokumentation sollte dabei stets aktuell gehalten werden, um Wissen im Unternehmen zu sichern und die Abhängigkeit von einzelnen Personen oder externen Dienstleistern zu minimieren. Ein iterativer, modularer Ansatz bietet sich an: So kann beispielsweise zunächst die Anbindung an das CMS realisiert werden, gefolgt von der sukzessiven Integration weiterer Systeme wie Printprozesse, eCommerce-Plattformen, CRM oder KI-gestützte Tools, alles auf Basis einer gemeinsamen, zukunftsfähigen Architektur. Integration bedeutet nicht nur Verbindung, sondern Weiterentwicklung.
 

Fazit: Ein DAM-System, das allein arbeitet, bleibt unter seinen Möglichkeiten. Erst durch gezielte Integration in CMS, PIM, ERP oder eCommerce-Plattformen entsteht ein ganzheitliches Ökosystem, das Prozesse beschleunigt, Datenqualität erhöht und Medien professionell steuert. Schnittstellenliebe ist keine technische Spielerei, sie ist die Grundlage moderner digitaler Kommunikation. Wer jetzt in Integration investiert, schafft die Basis für echte Skalierbarkeit, Markenstärke und operative Exzellenz.