Was eigentlich Effizienz bringen sollte, führt oft zu Medienbrüchen, mehrfacher Datenhaltung und komplizierten, fehleranfälligen Schnittstellen. Die Lösung liegt nicht in noch mehr Tools, sondern in der Vereinfachung und intelligenten Vernetzung. Dieser Artikel zeigt, wie eyebase als PIM System gemeinsam mit DAM, ERP und Shop eine stringente, sichere und automatisierte Produktkommunikation ermöglicht.

Was ist ein PIM System?

Ein PIM System (Product Information Management System), dient der zentralen Verwaltung, Anreicherung und Ausleitung sämtlicher Produktdaten eines Unternehmens. Dazu gehören technische Produktinformationen ebenso wie Marketingtexte, Preise, Varianten, mehrsprachige Inhalte sowie Klassifikationen und strukturierte Attribute. Auch mediale Inhalte wie Bilder, Videos oder Datenblätter werden im Kontext der Produktinformationen organisiert und mit den jeweiligen Artikeln verknüpft. Ein modernes PIM System stellt sicher, dass alle Produktinformationen konsistent gepflegt, aktuell gehalten und kanalübergreifend bereitgestellt werden können. In der Praxis steht ein PIM jedoch selten isoliert, sondern ist Teil einer vernetzten Systemlandschaft aus ERP, DAM und Shop Systemen.

Die Realität: Vier Systeme, viele Schnittstellen

In typischen Unternehmen existieren:

1. ERP System
   Führendes System für Stamm- und Bewegungsdaten
   (Artikelnummern, Preise, Lagerbestände)
2. PIM System
   Marketing- und vertriebsrelevante Produktinformationen
3. DAM System
   Verwaltung von Bildern, Videos, Dokumenten
4. Shop System
   Vertriebskanal mit spezifischen Datenanforderungen

Das Problem: Jedes System arbeitet isoliert. Daten werden manuell übertragen oder über komplexe Schnittstellen synchronisiert.

Ergebnis:

• Inkonsistente Produktdaten
• Verzögerte Time to Market
• Hoher Abstimmungsaufwand
• Fehleranfällige Exporte
• Unklare Datenhoheit

Die Lösung: PIM und DAM in einem System

​​Mit eyebase als integriertem PIM und DAM System werden Produktinformationen und Medien nicht in getrennten Systemen verwaltet, sondern in einer gemeinsamen, strukturierten Plattform organisiert. Dadurch entfällt redundante Datenpflege, da Produktdaten und zugehörige Bilder, Videos oder Dokumente direkt miteinander verknüpft sind. Eine zentrale Rechte und Rollenverwaltung sorgt für klare Zuständigkeiten, während eine einheitliche Metadatenstruktur die Datenqualität und Auffindbarkeit erhöht. Das beschleunigt Freigabeprozesse erheblich, da alle relevanten Inhalte an einem Ort verfügbar sind und keine externe Synchronisation zwischen PIM und DAM notwendig ist.

Stringente Systemkommunikation: ERP,  PIM/ DAM, Shop

Eine effiziente Systemarchitektur lebt von klar definierten Rollen. Jedes System hat ein eindeutiges Ziel innerhalb der Produktkommunikation, ohne Überschneidungen und ohne doppelte Datenpflege.Der entscheidende Faktor ist die klare Systemarchitektur.

1. ERP als führendes System

Das ERP System ist die operative Datenquelle des Unternehmens. Sein Ziel ist die Verwaltung aller betriebswirtschaftlich relevanten Produktinformationen. Es bildet die Grundlage für kaufmännische Prozesse, Preislogiken, Bestände und Artikelstammdaten. Das ERP fungiert als Single Source of Truth für strukturierte Kerndaten und stellt sicher, dass unternehmensweite Prozesse konsistent gesteuert werden.

2. eyebase PIM/ DAM als Content Hub

Das Ziel von eyebase als integriertem PIM und DAM System ist die strategische Aufbereitung und Veredelung von Produktinformationen für Marketing, Vertrieb und alle externen Kanäle. ERP Daten werden in eyebase angereichert, strukturiert, direkt mit Medien verknüpft und kanaloptimiert ausgespielt. So entsteht eine zentrale Plattform für konsistente Produktkommunikation, in der Inhalte vollständig, qualitätsgesichert und markenkonform bereitstehen. Gleichzeitig lässt sich der Anreicherungsprozess über Workflows auf unterschiedliche Mitarbeitende aufteilen und gezielt orchestrieren, zum Beispiel wenn Produkttexte in weitere Shopsprachen übersetzt und anschließend freigegeben werden.

3. Shop System als Ausgabekanal

Das Shop System hat das klare Ziel, verkaufsfertige Produktinformationen kundenzentriert auszuspielen. Es dient nicht der Datenpflege, sondern der Präsentation. Der Shop erhält geprüfte und freigegebene Inhalte aus dem PIM DAM System und stellt sie zielgruppengerecht dar. Dadurch wird sichergestellt, dass die Produktdarstellung im E Commerce vollständig, aktuell und konsistent ist.

Die Kommunikation zwischen ERP, PIM DAM und Shop ist eindeutig definiert. Jedes System übernimmt eine klar abgegrenzte Funktion innerhalb der Wertschöpfungskette. So werden Rückkopplungsschleifen vermieden, Prozesse vereinfacht und die Datenqualität nachhaltig erhöht.

BMEcat Datenaustausch: Schnell, sicher, standardisiert

Ein zentrales Element für den reibungslosen Datenaustausch zwischen ERP, PIM und Shop ist der Einsatz von BMEcat.

Was ist BMEcat?

BMEcat ist ein standardisiertes XML Format für den strukturierten Austausch von Produktkatalogdaten im B2B Umfeld. Es definiert keine Software zur Katalogerstellung, sondern gibt eine klare Struktur für die Datenübertragung vor. Damit bildet BMEcat die sichere und strukturierte Basis für den Umgang mit Produktinformationen und multimedialen Daten entlang der gesamten produktdaten bezogenen Lieferkette, also der Content Supply Chain.

Vorteile von BMEcat im PIM Kontext

Der Einsatz von BMEcat in Verbindung mit einem leistungsfähigen PIM System wie eyebase bietet zahlreiche strategische und operative Vorteile:

• Standardisierte Produktdatenübertragung auf XML Basis
• Sichere und klar definierte Datenstruktur
• Schnelle und fehlerfreie Verarbeitung der Produktdaten
• Automatisierte BMEcat Importe und Exporte bei Sender und Empfänger
• Zeitersparnis bei Datenintegration und Datenaustausch
• Keine individuelle Aufbereitung notwendig, da beide Seiten dieselbe Datenstruktur nutzen
• Verbesserte interne Datenqualität durch strukturierte Vorgaben
• Umfassende Artikelinformationen gebündelt in einer Datei
• Kompatibilität mit Marktplätzen und Shop Systemen
• Kombinierbar mit Klassifikationen wie ETIM, ECLASS und UNSPSC

Ein besonders großer Vorteil ist die Effizienz: Da Sender und Empfänger dieselbe Struktur verwenden, entfällt der manuelle Anpassungsaufwand. Das reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Vertriebsprozesse erheblich.

BMEcat mit eyebase als PIM System

Mit eyebase als PIM System können Produktdaten strukturiert via BMEcat Export oder Import verarbeitet werden. Dadurch entsteht eine nahtlose Verbindung zwischen ERP, PIM DAM und Shop System.

Das sorgt für:

• Schnellen und sicheren Datenaustausch mit Handelspartnern
• Skalierbare Katalogprozesse
• Einfache Integration neuer Vertriebskanäle
• Optimierte Vertriebsprozesse
• Garantierte Listung bei Kunden und Großhändlern, sofern BMEcat Teil der vertraglichen Rahmenbedingungen ist

Gerade im B2B Umfeld ist die Bereitstellung von Produktdaten im BMEcat Format häufig Voraussetzung für die Aufnahme in Händlerkataloge. Unternehmen sichern sich dadurch Marktzugang und vermeiden Medienbrüche in der Lieferkette.

Fazit: Ein leistungsfähiges PIM System ist heute weit mehr als nur eine Datenbank zur Verwaltung von Produktinformationen. Es fungiert als zentrale Drehscheibe der gesamten Produktkommunikation und verbindet interne Prozesse mit externen Vertriebskanälen. Erst durch die intelligente Kombination eines integrierten PIM und DAM Systems, einer klar definierten Kommunikation mit dem ERP System, einem standardisierten BMEcat Datenaustausch sowie einer nahtlosen Shop Anbindung entsteht eine effiziente, sichere und zukunftsfähige Systemarchitektur. Unternehmen, die ihre Produktdaten strategisch managen und Systemgrenzen bewusst vereinfachen, reduzieren Komplexität, erhöhen ihre Datenqualität und gewinnen entscheidende Geschwindigkeit im Markt.