Die perfekte DAM-Lösung finden: Mit dieser Checkliste zur richtigen Entscheidung

Ein DAM-System entscheidet darüber, ob Teams produktiv arbeiten, Marken konsistent kommunizieren und digitale Inhalte sicher, auffindbar und rechtlich korrekt genutzt werden können.
Doch welches System passt zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens? Die von eyebase entwickelte DAM-Checkliste gibt einen tiefen Einblick in essenzielle Funktionen, sinnvolle Erweiterungen und strategische Überlegungen. Dieser Artikel nimmt die Checkliste unter die Lupe und hilft dir dabei, herauszufinden, was dein DAM-System wirklich können muss.

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1. Benutzeroberfläche & User Experience: Der erste Eindruck zählt – auch intern

Ein DAM-System ist nur dann erfolgreich, wenn es gerne genutzt wird. Die Checkliste stellt klar: Die Oberfläche sollte nicht nur funktional, sondern CI-konform und rollenbasiert anpassbar sein.

Wichtige Punkte aus der Checkliste:

• Vanity URLs & CI-Integration: Die Oberfläche muss eure Markenidentität widerspiegeln. Ein Look & Feel, das zu euren Kommunikationsrichtlinien passt, steigert Akzeptanz und Wiedererkennungswert.
• Drag-and-Drop, Tastenkürzel: Effizienz beginnt bei der Bedienbarkeit. Wer z. B. Windows-Tastenkürzel auch im DAM nutzen kann, fühlt sich sofort zurecht.
• Benutzerabhängige UIs: Unterschiedliche Nutzergruppen benötigen unterschiedliche Oberflächen, vom einfachen Lesemodus bis zum Media Dashboard mit Widgets für Power-User.

Unser Tipp: Fordert eine Demo mit verschiedenen Nutzerrollen an und prüft, wie flexibel sich das UI konfigurieren lässt.

2. Ordnung oder Chaos? Struktur entscheidet

Ob klassisch mit Ordnern oder modern über Metadaten – ein DAM-System muss strukturierbar sein, ohne unflexibel zu werden.

Herausgegriffene Features:

• Vordefinierte Ordnerstrukturen & Namenskonventionen: Besonders hilfreich beim Projektstart – spart Zeit und sorgt für schnelle Orientierung.
• Ordnerabhängige Ansichten: Der Kontext bestimmt die Darstellung – z. B. Galerieansicht für Bilder, Listenansicht für Dokumente.
• Systeme mit und ohne Ordnerstruktur: eyebase erlaubt beides – eine Besonderheit im Vergleich zu vielen Systemen.

3. Automatisierung & KI: Wer weniger tippt, arbeitet effizienter

In der Praxis sind manuelle Prozesse die größten Zeitfresser. Automatisierte Workflows und KI-gestützte Metadaten helfen hier enorm.

Checklisten-Highlights:

• KI-gestütztes Auto-Tagging & Bilderkennung: Inhalte werden automatisch verschlagwortet – ideal für große Bildarchive.
• Upload-Profile & PDF-Automatisierung: Der Upload bringt bereits Ordnung ins System – Kapitel, Barcodes oder Überschriften werden erkannt.
• Metadaten-Transformation (IPTC → strukturierte Daten): Ermöglicht z. B. die automatische Konvertierung von Metadaten in Dropdown-Werte – ein oft unterschätzter Effizienzgewinn.

4. Rechte, Rollen, Regelwerke: Sicherheit beginnt beim Zugriff

Die Arbeit mit Mediendaten ist oft teamübergreifend. Eine feingranulare Rechtevergabe ist daher Pflicht.

Unverzichtbar laut Checkliste:

• Vererbbare Berechtigungen: Spart enorm viel Administrationsaufwand.
• SSO, LDAP & Shibboleth: Sicherheit und Komfort für große Organisationen.
• Zugang nur nach Anfrage & Ablaufdatum für Assets: Schützt vor versehentlicher oder unautorisierter Nutzung.

5. Integration & Schnittstellen: Kein System ist eine Insel

Ein DAM-System entfaltet sein volles Potenzial erst in Kombination mit anderen Tools.

Auszug aus der Checkliste:

• Anbindungen an CMS & Adobe-Produkte: InDesign Connector, Wordpress-Integration, direkte Asset-Nutzung in Office-Dokumenten.
• API & Automatisierung: APIs sind essenziell für alle, die ihr DAM als Teil eines Ökosystems betrachten.

6. Mobilität & Performance: DAM überall – auch bei schlechter Verbindung

Ein modernes System muss auch unterwegs funktionieren und bei schwacher Verbindung zuverlässig arbeiten.

Wichtige Funktionen:

• Upload von mobilen Geräten & ClickTaggUpload: Ideal für Außendienst oder Eventteams.
• Arbeiten bei geringer Bandbreite: Upload von Vorschaudaten, die später durch Originaldateien ersetzt werden – clever und ressourcenschonend.
• Auto-Sync & lokale Bearbeitung: Ähnlich wie bei Dropbox – ideal für hybride Arbeitsmodelle.

7. Teilen & Markenportale: Kontrolle trotz Offenheit

Ein DAM-System ersetzt oft viele Einzellösungen im Marketing oder Vertrieb.

Starke Features:

• Markenportal mit CI & Offline-Verfügbarkeit: Optimal für Vertriebsteams auf Reisen oder Partnerzugänge.
• Adaptive Dateigröße & Downloadprozesse mit Zustimmung: Ideal für rechtlich sensible Inhalte.
• Gallerie oder Listen Ansicht: Darstellung der Assets als kleine Vorschaubilder
  oder als Listen mit Metadaten

8. Analyse & Transparenz: Nutzung verstehen, Entscheidungen treffen

Wie oft wurde ein Asset verwendet? Wie ausgelastet ist der Speicher? Welche Inhalte performen besonders gut?

Einblick durch:

• Business Intelligence Dashboard: Individuell konfigurierbar mit Widgets.

• Bildverwendung & Benutzerverhalten analysieren: Wichtige Grundlage für redaktionelle oder marketingbezogene Entscheidungen.

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  Fazit: Keine Entscheidung ohne Checkliste
  Die Auswahl eines DAM-Systems ist eine strategische Entscheidung. Sie wirkt sich auf Effizienz, Sicherheit, Zusammenarbeit und Markenwahrnehmung aus. Mit der DAM-Checkliste von eyebase kannst du nicht nur Anforderungen systematisch erfassen, sondern auch unterschiedliche Systeme vergleichen – funktional und zukunftsorientiert.

  Bereit für den nächsten Schritt?
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